Cette charte a pour objet de fixer, dans le cadre des dispositions réglementaires, les pratiques à mettre en œuvre et à respecter dans toutes les composantes de l’université de la Polynésie française (« l’Université ») en matière d’organisation et de validation des examens. Elle ne se substitue pas aux modalités de contrôle des connaissances et des compétences (MCCC), lesquelles sont arrêtées par le conseil d’administration de l’Université après consultation de la commission de la formation et de la vie universitaire (CFVU).
On entend par le terme « examen », toute épreuve de contrôle continu (CC), les examens uniques ainsi que les épreuves de seconde chance (pour la licence).
Pour être autorisé à composer à un examen, une inscription administrative et une inscription pédagogique préalables sont obligatoires. Il convient en outre d’être à jour du paiement des droits universitaires et d’avoir satisfait aux conditions d’assiduité (Cf. article 6 du règlement général des études).
Préparation et organisation
Désignation du Jury
Le président de l’Université désigne chaque année, par arrêté, le président et les membres de jury de chaque formation, dans le respect des dispositions du code de l’éducation et des autres textes non codifiés.
Le président de jury est le responsable pédagogique de l’année concernée.
L’arrêté de composition de jury prévoit une configuration minimale comportant un président et deux assesseurs, membres du corps enseignant, intervenant dans la formation considérée et un maximum de quatre membres assesseurs. Les membres figurant sur l’arrêté doivent siéger lors de la délibération du jury se déroulant à l’issue des épreuves de seconde chance (pour la licence) ou de contrôle continu si la seconde chance n’est pas prévue dans la formation.
Calendrier
Le calendrier de l’année universitaire, fixant les dates des semestres et des congés, est arrêté par le conseil d’administration de l’Université après consultation de la CFVU au plus tard à la fin de l’année universitaire précédente.
Les dates d’au moins 2 CC et de l’épreuve de seconde chance (pour la licence) sont portées à la connaissance des étudiants sur l’espace numérique de travail (ENT) de l’Université. Les étudiants doivent se tenir informés d'éventuelles modifications de calendrier.
La compatibilité des calendriers d’épreuves d’examen ne peut être garantie en cas d’inscription d’un étudiant dans différents diplômes. En cas d’incompatibilité de calendrier, si l’enseignant responsable de l’enseignement ne souhaite pas organiser un nouvel examen, l’étudiant devra se présenter à l’examen de seconde chance (pour la licence) de l’enseignement concerné.
Convocation
Les CC inscrits sur l’emploi du temps publié sur l’ENT des étudiants valent convocation des étudiants assidus. L’emploi du temps précise, la date, l’heure, la durée et le lieu de l’examen.
La convocation aux épreuves écrites, orales et/ou pratiques d’examen unique et de seconde chance (pour les licences) pour les étudiants dispensés d’assiduité se fait par affichage en ligne dans l'espace dédié. Elle précise, la date, l’heure, la durée et le lieu de l’examen.
Il appartient aux étudiants dispensés d’assiduité de confirmer leur présence par retour du courrier électronique.
Il appartient aux étudiants, assidus ou dispensés d’assiduité, de se tenir informés d'éventuelles modifications du calendrier d’examens. Ces modifications sont portées dans les calendriers publiés sur l’ENT.
Déroulement des examens
Sujets d'examen
La forme, la nature et l’acheminement du sujet incombent à l’enseignant responsable de l’UE. Il est recommandé de prévoir un sujet de remplacement.
Les sujets des épreuves écrites uniques doivent comporter, outre le texte du sujet lui-même :
- • l’année universitaire, le semestre, le diplôme, l’année dans le diplôme, la mention « examen unique » ou « seconde chance » (pour la licence), l’intitulé de l’enseignement sur lequel porte l’épreuve,
- • la date et la durée de l’épreuve,
- • les documents et/ou matériels de composition autorisés. En l’absence d’indication, aucun document ou matériel ne sera autorisé,
- • le cas échéant le barème de notation.
Avant le début de chaque examen, un exemplaire de chaque sujet est remis à l’administration qui les conserve et en assure la confidentialité.
Dans le cas où l’administration est chargée de la reprographie du sujet, ce dernier est remis au plus tard huit jours ouvrés avant le début de l’épreuve.
Préparation matérielle
Les candidats ne peuvent composer que sur le matériel d’examen mis à leur disposition : copies et papier de brouillon fournis par l’Université.
L’administration participant à l’organisation des examens :
- • prépare le calendrier des examens,
- • assure la convocation des surveillants
- • prévoit les salles et le matériel nécessaires au déroulement des épreuves,
- • reçoit les sujets, et si elle en assure la reprographie, les tient à la disposition de l’enseignant responsable,
- • met en oeuvre les dispositions nécessaires et adaptées pour les étudiants en situation de handicap,
- • conserve les copies des examens uniques ainsi que les procès-verbaux (PV) de jury après les délibérations.
Surveillance
On entend par « surveillant » toute personne responsable de la surveillance d’un examen quelle que soit sa qualité : enseignant titulaire, contractuel ou vacataire ou personnel de surveillance vacataire. La surveillance des examens constitue un acte pédagogique prévu dans les obligations des enseignants au même titre que la préparation des sujets et la correction des épreuves. Les enseignants contractuels et vacataires sont soumis aux mêmes obligations que les enseignants titulaires.
Le (ou les) enseignant(s) responsable(s) de l’enseignement doi(ven)t être présent(s) sur les lieux d’examen 10 minutes avant le début des épreuves et participer à la surveillance. En cas d’empêchement majeur, le (ou les) enseignant(s) responsable(s) de l’enseignement doi(ven)t impérativement trouver un remplaçant, titulaire dans la même discipline, et communiquer son nom à l’administration et au responsable pédagogique de la filière.
Pour la surveillance des examens écrits d’une formation à gros effectif, le (ou les) enseignant(s) responsable(s) de l’enseignement peu(ven)t demander la présence de personnel de surveillance vacataire à l’administration afin que le ratio d’un surveillant pour 70 étudiants soit respecté.
Accès aux salles d’examen et émargement
Sauf dans le cas de deux épreuves consécutives, les étudiants doivent être présents devant la salle d’examen 30 minutes avant le début des épreuves.
L’accès des salles d’examen est strictement interdit à tout étudiant qui se présente après que l’enseignant responsable de l’épreuve a autorisé un ou des étudiants présents à l’ouverture des sujets à quitter la salle d’examen.
Pour être admis à participer à l’épreuve, les étudiants doivent être en possession de leur carte d’étudiant. À défaut, ils doivent être en mesure de présenter leur carte nationale d’identité ou leur passeport. Aucune autre pièce n’est admise comme justificatif d’identité.
Le contrôle d’identité peut être effectué à l’entrée de la salle mais également à l’intérieur de celle-ci après le début de l’épreuve.
Les surveillants peuvent à tout moment de l'épreuve demander à l'étudiant de justifier à nouveau de son identité.
Une fois leur identité contrôlée, les étudiants émargent au regard de leur nom. L’émargement est du ressort de l’équipe des surveillants.
Un étudiant ne figurant pas sur la liste d’émargement est, sous réserve de vérification ultérieure, autorisé à composer par l’enseignant responsable de l’enseignement. L’étudiant est alors ajouté à la liste d’émargement et mention en est portée au PV de l’épreuve. S’il s’avère par la suite que l’étudiant a composé à tort, sa copie ne sera pas prise en compte.
Tenue de l’épreuve
Lorsque des numéros de place ont été communiqués aux étudiants (épreuves des enseignements santé en LAS-SV
notamment), ces derniers doivent obligatoirement composer à la place attribuée
Les surveillants sont autorisés à procéder à tout changement de place s’ils l’estiment nécessaire au bon déroulement de l’épreuve.
Aucun candidat n’est autorisé à se déplacer sans autorisation dans la salle pendant l’épreuve. Les surveillants distribuent les copies d’examens et brouillon, ainsi que les sujets.
L’étudiant ne doit en aucun cas être en possession de documents non expressément autorisés dans le cadre de l’épreuve. Il ne doit conserver que le matériel nécessaire pour composer sur sa table. Ses affaires personnelles, y compris les téléphones portables et appareils permettant le stockage et la diffusion d’informations, doivent être déposées à l’endroit indiqué par les surveillants et en tout état de cause hors de portée de l’étudiant.
L’usage de téléphones portables, même à l’usage d’horloge, est strictement interdit. Il appartient aux étudiants de se munir d’une montre, l’Université ne garantissant pas la présence d’horloges dans les salles d’examen.
Au signal de fin d’épreuve donné par l’enseignant responsable, les étudiants doivent cesser de composer. Les surveillants doivent veiller au respect de cette règle. L’étudiant est tenu de remettre sa copie, blanche le cas échéant, à l’issue de l’épreuve et d’émarger avant de quitter définitivement la salle d’examen.
Un PV de déroulement de l’épreuve est établi par l’enseignant responsable, indiquant le nombre d’étudiants inscrits, le nombre d’étudiants présents à l’épreuve, le nombre de copies recueillies ainsi que toute observation ou incident constatés.
Le PV complété et la liste d’appel doivent être remis à l’administration.
Sorties au cours d’une épreuve
Une fois les sujets distribués, aucune sortie n’est autorisée avant la fin de la première heure d’épreuve.
Au-delà, les étudiants peuvent être autorisés à quitter temporairement la salle, un par un, sans document ni moyen de communication et contre la remise de leur carte d’étudiant. Toute absence prolongée sera portée au PV de l’épreuve.
Les sorties définitives sont autorisées après la fin de la première heure d’épreuve.
Anonymat des copies
Aucun principe général du droit n'impose l'anonymat des épreuves écrites lors d'un examen universitaire. Dès lors, sauf demande expresse contraire de l’enseignant responsable de l’enseignement, l’administration ne fournira pas de copies garantissant l’anonymat.
En cas d’anonymat expressément demandé par l’enseignant responsable de l’enseignement, les copies ad hoc, fournies par l’administration, ne doivent comporter aucun signe distinctif. L’anonymat doit être respecté par l’étudiant et contrôlé par le surveillant. La levée de l’anonymat est placée sous la responsabilité de l’administration. Elle s’effectue postérieurement à la correction des copies.
Tenue des épreuves orales
S’agissant des épreuves orales, l’examinateur en respecte le caractère public et permet l’accès de la salle au public avec l'accord de l'étudiant examiné, sauf si la réglementation spécifique de l'examen prévoit que l'examen peut intervenir à huis clos (soutenance de certains mémoires ou thèses par exemple).
En cas d’épreuve orale et dans l’hypothèse où l’examinateur serait seul avec l’étudiant, les portes doivent demeurer ouvertes.
L’examinateur assure la surveillance de la préparation d’une épreuve orale dans la même salle que l’interrogation s’il ne dispose pas de surveillant pour encadrer cette préparation dans une autre salle.
Le règlement général des études (RGE) a pour objet de déterminer l’ensemble des règles communes, applicables aux diplômes délivrés par l’Université de la Polynésie française dans le cadre du dispositif « licence – master – doctorat ». 